Règlement des exposants

Règlement de la Société coopérative du Comptoir de Payerne – 2018

1. Organisation

Le Comptoir de Payerne est organisé par la Société coopérative du Comptoir de Payerne.

2. Exposants

Le Comptoir de Payerne est réservé en priorité aux artisans, commerçants et industriels de la ville de Payerne, ayant leur siège ou une succursale à Payerne. Des exposants de l’extérieur peuvent être admis, avec le souci premier de diversifier l’offre.

D’autre part, le comité d’organisation peut réserver un emplacement à quelques pavillons ayant un caractère particulier (tourisme, instruction, information, expositions, etc.)

Seuls les commerces s’étant acquitté de toutes les dettes envers la Société coopérative du Comptoir de Payerne sont admis comme exposants.

3. Co-exposants

La sous-location d’un stand est interdite.

Exceptionnellement, le comité d’organisation du Comptoir de Payerne peut autoriser le partage d’un stand avec un ou plusieurs co-exposants. La demande doit en être faite par écrit par l’exposant au plus tard un mois avant l’ouverture du Comptoir de Payerne. Cette demande est soumise au comité organisateur du Comptoir de Payerne qui décide s’il est possible d’y donner suite en tenant compte, entre autre, du genre des articles présentés et des rapports commerciaux existant entre l’exposant et le co-exposant. S’ils sont acceptés, les co-exposants s’acquittent chacun d’une finance d’entrée. Ils obtiennent ainsi les mêmes avantages que les exposants individuels. Toutefois, le détenteur du stand répond du paiement des finances d’inscription et de la bonne tenue du stand; les participants demeurent solidairement responsables de l’exécution de tous les engagements. Est considéré comme co-exposant toute raison sociale mise en évidence dans un stand et ne représentant pas un fournisseur officiel en relation directe avec l’exposant.

4. Admission

Le Comité de la Société coopérative du Comptoir de Payerne statue, pour une année, sur l’admission des exposants. Un droit préférentiel est donné aux sociétaires.

Il n’est pas tenu de motiver ses décisions.

5. Formalités d’inscription

Toute demande d’inscription doit être faite, par écrit et chaque année, au moyen de la formule d’inscription.

Le formulaire d’inscription peut être téléchargé sur le site internet de la Société : www.comptoir-payeme.ch.

La liste du genre des articles exposés doit être clairement définie et se rapporter à l’activité de l’exposant.

L’exposant s’acquitte, dans les délais prescrits, de la pré-facturation concernant son stand.

Toute demande d’inscription, postérieure à cette échéance, n’est prise en considération que dans la mesure où il reste de la place disponible.

En signant le formulaire d’inscription, l’exposant ou co-exposant s’engage à reconnaître et à se conformer à toutes les prescriptions du présent règlement ainsi qu’aux décisions du comité d’organisation. Celles-ci sont sans appel. De plus, l’exposant a l’obligation d’occuper son stand pendant les heures d’ouverture du Comptoir.

En outre, le comité d’organisation se réserve le droit de modifier la surface demandée en proportion de la surface disponible. L’emplacement définitif des stands est du ressort du comité d’organisation.

6. Facturation

Les factures sont payables net, sans escompte, dans les 30 jours. Passé ce délai, un intérêt de retard, selon les prescriptions légales en vigueur, est perçu.

7. Désistement

Si un exposant se retire après la ratification de son inscription, le montant de la location reste acquis ou dû. Si le comité d’organisation parvient à relouer l’emplacement au moins un mois avant l’ouverture du Comptoir, il rétrocède ou facture à l’exposant le prix de location à payer, moins 20 % pour frais d’administration.

8. Réclamation

Toute réclamation concernant la location des stands doit être adressée par écrit au comité d’organisation.

9. Stands

Les installations délimitant les stands sont mises à disposition par le comité d’organisation.

Les exposants désirant disposer, à l’intérieur du stand, d’installations particulières telles que prises électriques supplémentaires, amenée d’eau, téléphone, accès Internet, etc … doivent le préciser lors de l’inscription.

Tous les frais particuliers d’aménagement et d’écoulement d’eau seront à la charge de l’exposant. Sauf autorisation express donnée par le comité d’organisation, les travaux d’installations particulières, jusqu’à la limite des stands, sont exécutés par des artisans désignés par le comité.

Chaque stand ou emplacement doit porter une enseigne mentionnant la raison sociale de l’exposant. La décoration des stands est à la charge des exposants. La surélévation des parois touchant à un autre stand n’est pas autorisée. Tout dépassement latéral ou frontal, empiétant sur le couloir ou les stands voisins à quelque hauteur que ce soit, est interdit sans l’accord préalable du comité d’organisation.

Tout stand comprenant des installations susceptibles de faire courir un danger, soit à ses occupants soit aux visiteurs, doit être contrôlé par une personne compétente.

La mise en marche des machines et appareils exposés ne doit présenter, pour les exposants ou le public en général, ni danger ni inconvénient d’aucune sorte. Il est interdit de conserver, dans les stands, des matières explosives, inflammables ou présentant un danger quelconque.

Les stands doivent présenter un aspect soigné avec le bandeau et la partie supérieure du stand recouverts. Le comité d’organisation se réserve le droit d’intervenir pour toute décoration ou présentation jugée trop sommaire ou de mauvais goût.

10. Aménagement des stands

Le comité d’organisation du Comptoir de Payerne fixe le début des travaux d’aménagement des stands. La marchandise peut être introduite dans les stands à partir du moment où le contrôle de l’enceinte du Comptoir est assuré par un responsable/agent de sécurité.

11. Achèvement des installations

Tous les stands doivent être complètement aménagés et terminés, tout comme les articles et marchandises mis en place, au plus tard 6 heures avant l’ouverture.

Le matériel d’emballage, les papiers, les taches de peinture, etc… doivent être enlevés des stands et des couloirs la veille de l’ouverture au plus tard à 22h00, ceci pour permettre d’effectuer les travaux de nettoyage général avant l’ouverture du Comptoir.

12. Nettoyage des stands ou emplacements et ravitaillement

Les stands ou emplacements doivent être tenus en ordre et en parfait état de propreté pendant toute la durée du Comptoir. L’exposant a personnellement la responsabilité du nettoyage de son stand ou emplacement.

Ce nettoyage ou ravitaillement ne peut s’effectuer que 2 heures avant l’ouverture du Comptoir au public.

13. Démontage des stands et évacuation

L’enlèvement des objets exposés et le démontage des stands doivent être effectués par les soins des exposants et sous leur responsabilité dans les 2 jours suivant la fermeture du Comptoir.

Aucun objet ne doit être enlevé avant lundi matin 07h00 après la fermeture officielle de la manifestation.

Le nettoyage de l’emplacement du stand et des environs immédiats incombe à l’exposant. Dans le cas contraire, des frais lui sont réclamés.

La surveillance exercée par la personne désignée à cet effet prend fin dans le même délai.

Tout objet ou décoration restant dans l’enceinte des locaux d’exposition du Comptoir, après cette même échéance, est considéré par les organisateurs comme abandonné.

14. Publicité

L’exposant ne peut distribuer des imprimés, échantillons ou articles publicitaires qu’à son propre stand. Aucun concours, collecte ou distribution de primes ne peut être organisé sans l’autorisation du comité d’organisation.

15. Assurance

Responsabilité

Sous réserve des risques assurés conformément au chapitre suivant, le comité d’organisation n’assume aucune responsabilité à l’égard des exposants, de leur personnel et des visiteurs du Comptoir, tant en ce qui concerne les dommages corporels, matériels ou économiques que pour ce qui est du tort moral qu’ils pourraient subir avant, pendant et après la manifestation, et en rapport avec celle-ci ou avec des faits qui y surviendraient.

En particulier, si des circonstances politiques ou économiques, un cas de force majeure ou un cas fortuit devaient empêcher l’organisation du Comptoir ou son déroulement normal, les exposants ne pourraient prétendre à aucune indemnité.

t3 Dès le montage des stands jusqu’au et y compris le démontage, chaque exposant est entièrement responsable des dommages (vols, détériorations, incendie, dommages naturels, humidité, dégâts d’eau, etc…) survenant aux biens dont il est propriétaire ou dont il a usage.

Assurance responsabilité civile

Le comité d’organisation contracte une assurance responsabilité civile temporaire couvrant exclusivement l’organisation et le déroulement du Comptoir, à l’exception d’entrepreneurs et d’hommes de métier indépendants auxquels le comité d’organisation peut faire appel.

La responsabilité personnelle des exposants et des autres personnes exerçant une activité analogue n’est pas assurée. De ce fait, chaque exposant doit être au bénéfice d’une assurance responsabilité civile vis-à-vis des autres exposants et des tiers pour les dommages corporels et matériels.

Le comité d’organisation n’assume aucune responsabilité pour les exposants n’ayant pas donné suite au chiffre 15.2.2.

Assurance accidents

Le risque accident des exposants et de leur personnel n’est pas assuré par le Comptoir.

Assurance exposition/ transports de l’exposant

Il appartient à chaque exposant de se prémunir contre les éventuels dommages pouvant survenir, tant pendant le transport que pendant l’exposition, en prenant contact avec son assureur.

16. Location

Les prix de location des stands pour le Comptoir de Payerne sont fixés par le comité d’organisation.

17. Heures d’ouverture

Les heures d’ouverture du Comptoir de Payerne sont fixées par le comité d’organisation.

18. Prix d’entrée

Les prix d’entrée pour visiteurs sont fixés, à chaque édition, par les sociétaires qui sont, à cet effet, convoqués en assemblée ordinaire. La décision est prise à la majorité simple et est sans appel.

19. Cartes d’exposants

Pour leur usage personnel et celui de leurs employés occupés en permanence au Comptoir, les exposants ont droit à des cartes d’exposant délivrées gratuitement selon les conditions suivantes:

  • jusqu’à 10 m2: 3 cartes
  • de 11 à 15 m2: 4 cartes
  • de 16 à 20 m2: 5 cartes
  • de 21 à 30 m2: 6 cartes
  • de’31 à 49 m2: 7 cartes
  • dès 50 m2: 8 cartes

Les cartes d’exposant sont strictement personnelles et doivent porter, outre le nom de la maison, celui du bénéficiaire et sa signature.

En cas d’absence, de maladie ou de changement de personnel, les exposants sont tenus d’en informer les responsables du Comptoir de Payerne, lesquels procédent à l’échange des cartes.

Les cartes égarées ne sont pas remplacées gratuitement.

20. Cartes d’acheteur

Le comité d’ organisation tient un certain nombre de cartes d’acheteur à disposition des exposants. Ces cartes sont vendues uniquement aux exposants qui peuvent se les procurer à l’intention de leur clientèle. Elles sont valables pour une entrée et ne doivent pas être revendues. Elles sont délivrées à un prix fixé par le comité d’ organisation.

Conclusion

Le Comité de la Société coopérative du Comptoir de Payerne se réserve le droit de modifier ou de compléter en tout temps les dispositions du présent règlement.

Par sa seule participation au Comptoir, l’exposant admet, sans aucune restriction, le présent règlement. D’autre part, il s’engage à respecter, sans possibilité de recours, les statuts, instructions et directives données par le Comité de la Société coopérative du Comptoir de Payerne.

En cas de litige pouvant survenir entre un locataire et le comité organisateur du Comptoir (for juridique), les parties conviennent de désigner Payerne à titre de for exclusif.

Cette 6ème édition remplace et annule les parutions datées de 1978, 1991, 2000, 2009 et 2016.

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Case postale 110 - 1530 PAYERNE